Privacyverklaring

1. Doel en Grondslag van de Gegevensverwerking

AutoTopShot (KvK 71806334) is verantwoordelijk voor de accountgegevens en voor de gegevens over het gebruik van deze dienst. Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren en uitvoeren van onze automatische B2B SaaS-fotoverbeteringsservice voor autobedrijven. Dit omvat:

• Zakelijke accountgegevens: bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres en contactgegevens voor accountbeheer, veilige inlogverificatie en serviceberichten.
• Voertuigbeeldmateriaal: de aangeleverde occasionfoto's om deze te optimaliseren naar studiokwaliteit.
• Kentekens en voertuigkenmerken: uitsluitend voor de correcte sortering, naamgeving en archivering van de fotopakketten.
• Grondslag: de accountgegevens verwerken wij om de overeenkomst met het autobedrijf uit te voeren (artikel 6, lid 1, onder b AVG); de campagnecodes en de bezoektelling uit artikel 4 op grond van ons gerechtvaardigd belang om te weten welke campagne werkt (artikel 6, lid 1, onder f AVG). Voor de foto's en kentekens bepaalt het autobedrijf de grondslag, zie artikel 2.

2. Rol als Verwerker (AVG / GDPR)

Ten aanzien van de occasionfoto's en kentekens treedt AutoTopShot op als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ten behoeve van het autobedrijf (de verwerkingsverantwoordelijke). AutoTopShot verwerkt deze beelden uitsluitend conform de instructies van de Klant en voor de uitvoering van de overeengekomen fotobewerking.

3. Strikte Bewaartermijnen

Wij hanteren strikte bewaartermijnen om datahygiëne en privacy te waarborgen:

• Originele bronfoto's: worden na voltooiing van de verbetering exact 7 dagen bewaard als technische buffer voor eventuele herverwerking, waarna alle bestanden definitief worden gewist.
• Vergelijkingskaart: zit er een vergelijkingskaart in de zip, dan blijft de uitsnede van de originele foto daarop 30 dagen bewaard, even lang als de zip, zodat het autobedrijf Plus en Ultra kan vergelijken.
• Voltooide fotopakketten (zip-downloads): blijven gedurende 30 kalenderdagen beschikbaar voor download in het overzicht.
• Niet-gestarte opdrachten: een auto-opdracht die na aanmelding niet binnen 24 uur wordt gestart, wordt automatisch opgeruimd.
• Gearchiveerde statusrecords: verlopen historische verwerkingsstatussen verdwijnen na 90 dagen automatisch uit onze administratie.
• Bezoektelling: de telling per dag van paginabezoek per campagne wordt na 400 dagen automatisch gewist.
• Accountgegevens: zolang het account bestaat. Daarna wissen wij ze, behalve facturen en betaalgegevens: die bewaren wij 7 jaar, omdat de wet (de fiscale bewaarplicht) dat eist.

4. Geen Verkoop en Geen Advertentie-Tracking

Bedrijfsgegevens en voertuigfoto's worden onder geen beding verkocht, verhuurd of gedeeld met derden voor commerciële of marketingdoeleinden. Deze dienst gebruikt geen Google Analytics, geen tracking-pixels en geen statistiek- of advertentiecookies; er wordt niets van Google of een ander advertentienetwerk geladen, en er is dus ook geen cookiebalk. Komt een bezoeker binnen via een link met campagnecodes (utm_source, utm_campaign, utm_content en utm_term, plus een landcode, bijvoorbeeld uit onze mailing of een advertentie), dan gaan die codes met de proefaanvraag mee en bewaren wij ze op onze eigen server bij de aanvraag en het account, zodat wij weten welke campagne tot een aanmelding leidde. In de browser bewaren wij die codes niet. Daarnaast noteert onze eigen server per dag hoe vaak een pagina werd opgevraagd en via welke campagne (bron, campagne, advertentie en land), zonder IP-adres, cookie, script of tijdstip, en niet per bezoeker; wie ingelogd is, telt niet mee. Dat geldt ook voor onze website autotopshot.com: bij een paginaweergave meldt de webserver aan onze eigen server welke pagina werd opgevraagd en via welke campagne (bron, campagne, advertentie en land), zonder IP-adres, cookie of script; de browserherkenning (user-agent) gebruiken wij alleen om bots eruit te filteren en bewaren wij niet. Alleen op deze website, en alleen bij bezoekers uit Nederland, gaat zo'n melding ook naar Google Analytics (Google Ireland Ltd.): pagina, campagne, land, soort apparaat en de site waar de bezoeker vandaan kwam, eveneens zonder IP-adres, cookie of script en met een bezoekersnummer dat dagelijks wisselt. Google bewaart ze 14 maanden; wij gebruiken die cijfers alleen om te zien hoe de website wordt gebruikt. De website autotopshot.com wordt gehost door Vercel Inc. (Verenigde Staten); zoals elke webhost ontvangt Vercel daarbij het IP-adres van de bezoeker om de pagina te kunnen afleveren, maar dat IP-adres komt niet in onze telling. Voor doorgifte naar de Verenigde Staten zijn Vercel en Google gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, en daarnaast gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie uit hun verwerkersvoorwaarden. De cookies en browseropslag die de dienst wel gebruikt zijn functioneel: inloggen, de gekozen taal, weergave en stijl, en kort het ingevulde e-mailadres na een inlogcode of een inloglink uit onze mail. Beeldverwerking draait uitsluitend op onze eigen beveiligde VPS-infrastructuur binnen de Europese Unie.

5. Beveiliging en Europese VPS-Verwerking

Toegang tot het platform verloopt via tijdelijke cryptografische verificatiecodes die direct naar het zakelijke e-mailadres worden verstuurd. Uploads verlopen versleuteld via HTTPS. De beeldverwerking vindt plaats op dedicated VPS-servers zonder externe cloudaanbieders en zonder generatieve AI-modellen die voertuigpixels manipuleren of trainingsdata opslaan. Die servers staan bij Hetzner Online in Duitsland. Onze e-mail (inlogcodes en serviceberichten) gaat via TransIP in Nederland. Betalingen verlopen via Mollie (Nederland). De koppeling die Mollie aanstuurt, draait bij een Amerikaanse webhost; daar komen alleen de gegevens langs die nodig zijn om een betaling te starten (het account, het e-mailadres, de gekozen bundel en het merk). Die doorgifte rust op het EU-VS-gegevensbeschermingskader en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Rechten van Betrokkenen en Contact

Iedereen van wie wij gegevens verwerken, heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdracht van de gegevens en bezwaar tegen de verwerking. Wie vindt dat wij niet goed met gegevens omgaan, kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor vragen over deze privacyverklaring, het uitoefenen van deze rechten of het laten verwijderen van een zakelijk account en bijbehorende gegevens is direct contact mogelijk via support@autotopshot.com.